Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Vindrose sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (ul. Piękna 58c, 50-506 Wrocław), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001261581, NIP 8993066384 („Vindrose”, „my”), przetwarza dane osobowe w serwisie internetowym Vindrose oraz w usłudze Vindrose służącej do nagrywania i transkrypcji korespondencji radiowej (radiotelefonów) („Usługa”).

Pytania dotyczące niniejszej Polityki lub Twoich danych prosimy kierować na adres: [email protected].

2. Nasze dwie role

Vindrose przetwarza dane osobowe w dwóch różnych rolach:

• Administrator danych – w odniesieniu do danych osób odwiedzających naszą stronę, osób zamawiających prezentację lub wycenę oraz osób kontaktowych i użytkowników po stronie naszych klientów (konta, rozliczenia, wsparcie). Niniejsza Polityka opisuje to przetwarzanie.
• Podmiot przetwarzający – w odniesieniu do nagrań radiowych, transkrypcji i powiązanych danych, które nasi klienci rejestrują za pomocą Usługi. W przypadku tych danych administratorem jest klient, który decyduje, w jakim celu i w jaki sposób nagrywana jest jego korespondencja radiowa. Przetwarzamy je wyłącznie na polecenie klienta, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (zob. nasz wzór umowy powierzenia (DPA)). Jeżeli prowadziłeś(-aś) rozmowy na kanale radiowym nagrywanym przez Vindrose, skontaktuj się z organizacją, która zarządza daną siecią radiową; otrzymane przez nas żądania przekażemy tej organizacji.

3. Dane, które zbieramy jako administrator

Zapytania o prezentację i wycenę

Gdy wypełniasz formularz na naszej stronie: nazwa firmy, branża, imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), liczba kanałów, informacje o radiotelefonach i przekazane przez Ciebie uwagi, wybrany plan lub wycena oraz parametry kampanii (UTM) linku, z którego do nas trafiłeś(-aś).

Konta klientów

Imiona i nazwiska, służbowe adresy e-mail, role i uprawnienia użytkowników, logi logowania i bezpieczeństwa (w tym adres IP oraz rejestr odtworzeń i eksportów), a także ustawienia.

Rozliczenia i umowy

Dane firmy, osoby kontaktowe ds. rozliczeń, faktury, status płatności oraz adres dostawy bramek. Klienci płacą przelewem bankowym lub kartą za pośrednictwem Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia); nie przechowujemy pełnych numerów kart.

Korzystanie ze strony internetowej

Dane techniczne, takie jak adres IP, rodzaj przeglądarki i urządzenia, odwiedzane podstrony i strony odsyłające. Narzędzia analityczne i pomiar skuteczności reklam działają wyłącznie za Twoją zgodą (zob. punkt 8).

Korespondencja

Wiadomości e-mail i inne wiadomości, które do nas wysyłasz, oraz zapis wysyłanych przez nas wiadomości serwisowych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5. Jak przetwarzane są nagrania radiowe

Ten punkt opisuje działanie Usługi, aby klienci i ich pracownicy wiedzieli, gdzie trafiają dane. W odniesieniu do tych danych Vindrose działa jako podmiot przetwarzający.

• Na miejscu. Bramka Vindrose zainstalowana w lokalizacji klienta nagrywa transmisje radiowe, transkrybuje mowę na urządzeniu i przechowuje kopię lokalną na bramce.
• W chmurze. Bramka przesyła nagrania audio, transkrypcje i metadane (czas, kanał, identyfikator radiotelefonu lub znak wywoławczy) do chmury Vindrose w Unii Europejskiej. Tam działają wyszukiwanie, alarmy na słowa kluczowe, raporty ze zdarzeń oraz dostęp dla upoważnionych użytkowników.
• Okres przechowywania. Archiwum w chmurze jest przechowywane przez okres wynikający z planu klienta (90 dni w planie Start, 1 rok w planie Pro, do 5 lat w planie Enterprise) lub przez krótszy okres wybrany przez klienta, a następnie trwale usuwane. Klienci Enterprise mogą zdecydować o przechowywaniu nagrań audio wyłącznie na miejscu.
• Bez oceniania ludzi. Usługa nie analizuje emocji ani stresu i nie ocenia pracowników.

6. Komu udostępniamy dane

Nie sprzedajemy danych osobowych. Udostępniamy je wyłącznie dostawcom usług działającym na nasze polecenie i związanym umowami powierzenia przetwarzania danych:

• Hetzner Online GmbH (Niemcy) – hosting i przechowywanie danych Usługi w centrach danych w Unii Europejskiej;
• Brevo (Sendinblue SAS, Francja) – wysyłka wiadomości serwisowych i dotyczących konta;
• FormSubmit (formsubmit.co) – przekazywanie zgłoszeń z formularza na stronie na naszą skrzynkę e-mail;
• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia) – płatności kartą i rozliczanie subskrypcji; nasz bank – przelewy bankowe;
• Google (Google Analytics 4) i Microsoft (Microsoft Clarity) – analityka strony, wyłącznie za Twoją zgodą;
• firmy kurierskie – dostawa bramek pod wskazany przez Ciebie adres;
• biura rachunkowe, doradcy prawni oraz organy i sądy, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Nagrania radiowe i transkrypcje są udostępniane wyłącznie dalszym podmiotom przetwarzającym wskazanym w umowie powierzenia zawartej z klientem.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Usługa i nagrania klientów są hostowane w Unii Europejskiej. Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, opieramy się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym na ramach ochrony danych UE–USA, EU–US Data Privacy Framework, jeśli dostawca posiada certyfikację) lub na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską. Szczegóły można uzyskać na żądanie pod adresem [email protected].

8. Pliki cookie i analityka

Nasza strona korzysta z plików cookie i podobnych technologii niezbędnych do jej działania. Narzędzia analityczne (Google Analytics 4 i Microsoft Clarity) są uruchamiane dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać. Podstawą prawną jest Twoja zgoda na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (GDPR) oraz krajowe przepisy wdrażające dyrektywę o prywatności i łączności elektronicznej (ePrivacy).

9. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania o prezentację i wycenę: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że doprowadzą do zawarcia umowy.
• Dane kont klientów i dane umowne: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu – tak długo, jak jest to potrzebne do celów związanych z roszczeniami i księgowością.
• Faktury i dokumentacja księgowa: przez okres wymagany przez polskie przepisy podatkowe (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).
• Logi audytowe i bezpieczeństwa: do 12 miesięcy, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu.
• Nagrania radiowe i transkrypcje: zgodnie z planem i ustawieniami klienta (zob. punkt 5).

10. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania i usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych oraz wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Napisz do nas na adres [email protected]; odpowiemy w terminach przewidzianych przepisami.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, lub do organu nadzorczego w Twoim kraju.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie danych w trakcie przesyłania, kontrolę dostępu według ról i lokalizacji, rejestrowanie każdego odtworzenia i eksportu oraz oddzielenie danych poszczególnych klientów. Żaden system nie jest w pełni bezpieczny; o naruszeniach ochrony danych osobowych powiadamiamy klientów i organy, jeżeli wymagają tego przepisy.

12. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę w przypadku zmian przepisów lub Usługi. O istotnych zmianach informujemy klientów e-mailem lub w Usłudze. Data na początku dokumentu wskazuje, od kiedy obowiązuje aktualna wersja.

13. Kontakt